Las relaciones comerciales entre empresas venezolanas y sus proveedores en el extranjero, dependen de la capacidad para transferir recursos financieros de manera rápida y eficiente. Sin embargo, las transferencias bancarias internacionales suelen demorar varios días hábiles, tienen elevadas comisiones y poseen una trazabilidad limitada que complica el trabajo contable de la organización.
Ante este problema, han surgido varios proveedores especializados en pagos B2B, los cuales poseen plataformas que utilizan stablecoins para realizar operaciones financieras internacionales más estables, rápidas y transparentes, sin embargo, debido a las diferentes alternativas que existen actualmente en el mercado, puede ser difícil elegir a un proveedor ideal. A continuación, mencionamos algunos consejos para elegir un proveedor de pagos B2B desde Venezuela.
Proveedor especializado en pagos B2B
Los pagos B2B suelen involucrar montos elevados y ciclos de pago acordados, además de requerir reportes y documentación de todas las operaciones financieras de la organización para ser utilizado en auditorías internas o externas. Un proveedor que posee una plataforma para usuarios particulares, difícilmente incorporará estas funcionalidades, lo cual hará que su efectividad y utilidad sea limitada a nivel empresarial, por otro lado, un proveedor especializado en pagos para empresas, conocerá todas las particularidades del sector B2B, lo cual le permitirá ofrecer soluciones acordes a las necesidades de cada empresa, además de cumplir con las exigencias de cualquier departamento contable institucional.
Optar por un servicio especializado en pagos corporativos es un paso acertado, ya que evita que la empresa tenga que adaptar sus procesos a las limitaciones de una herramienta genérica (enfocada en usuarios particulares). Estas plataformas B2B especializadas generalmente permiten asociar cada envío con una factura específica, lo que simplifica la conciliación y reduce las horas de trabajo administrativo en el cierre de cada período contable.
Integración con los sistemas de gestión empresarial
Las compañías que han automatizado sus procesos contables y de tesorería, suelen trabajar con sistemas ERP o plataformas de facturación electrónica. Si el proveedor de pagos no puede intercambiar datos con esos sistemas, el equipo financiero se ve obligado a registrar manualmente cada transacción, corriendo el riesgo de generar inconsistencias o errores manuales.
Elegir un proveedor que facilite la integración mediante interfaces de programación (API) o exportación masiva de datos, es una decisión que ahorra tiempo y dinero para la organización, ya que acorta el tiempo y recursos de implementación de un nuevo sistema, además de que genera menos rechazo en la organización.
Capacidad de personalizar los flujos de aprobación
En el entorno corporativo, rara vez una sola persona tiene la potestad de autorizar un pago de alto valor. Lo habitual es que exista un circuito de validación que involucre a dos o más responsables, cada uno con un límite de atribución definido. Un proveedor que no ofrece la posibilidad de configurar estos flujos de decisión, expone a sus usuarios a un mayor nivel de vulnerabilidad, ya que deja en manos de un único usuario la decisión de mover fondos corporativos.
Debido a esto, se recomienda elegir una plataforma que permita personalizar los niveles de aprobación, ya que esto ayudará a los procesos de control interno de la organización. Al establecer umbrales y roles diferenciados, la empresa puede protegerse frente a usos indebidos de sus recursos, ya que posee un registro de quién autorizó cada operación, algo que los auditores (internos y externos) valoran de forma considerable.
Gestión de múltiples cuentas y destinatarios
Las empresas que comercian con varios proveedores en el exterior, por lo general suelen necesitar un directorio “ordenado” de beneficiarios, donde cada integrante esté asociado a una red blockchain, una dirección de billetera y una divisa de preferencia. Las herramientas pensadas para el uso personal, rara vez incluyen esta funcionalidad, lo que obliga al equipo financiero a tener varias listas paralelas en diferentes hojas de cálculo, lo cual dificulta el análisis de flujo de caja de la organización.
Contar con un proveedor que centraliza la administración de destinatarios en una sola interfaz, es una ventaja operativa destacada, ya que esto reduce la probabilidad de errores al ingresar manualmente una dirección, además de que permite segmentar los pagos por proveedor, país o moneda, facilitando de esta manera el análisis de los flujos de caja y la negociación de condiciones comerciales.
Transparencia y detalle de los comprobantes
Un pago B2B no concluye cuando los fondos llegan al destinatario, sino cuando el comprobante correspondiente ha sido registrado en la contabilidad de la empresa y puede ser exhibido ante las autoridades fiscales (si es requerido). Los proveedores que limitan la información a un simple hash de transacción, están trasladando a la empresa la carga de documentar el resto de los detalles.
Optar por una plataforma que emite comprobantes de pago con el monto, fecha, red utilizada, identificador de factura y datos del beneficiario, es una buena práctica que facilita la trazabilidad de las operaciones financieras de la empresa.
Soporte técnico y resolución de incidencias
Cuando un pago urgente no se refleja en la cuenta del proveedor, la diferencia entre un buen servicio y uno deficiente, generalmente se refleja en el tiempo que tarda en llegar una respuesta útil. Las plataformas orientadas al segmento corporativo suelen ofrecer canales de atención directa, con personal que entiende el contexto operativo de la empresa y que puede brindar soporte especializado o intervenir para ciertos casos especiales, como verificar el estado de una transacción en la blockchain.
Contar con un equipo de soporte accesible y capacitado, es algo muy útil y valorado en momentos críticos. Saber que detrás de la plataforma hay profesionales capaces de resolver problemas o incidencias, sobre todo en el horario laboral venezolano, es un punto a favor en la plataforma de un proveedor, ya que esto mejora la experiencia de usuario y brinda mayor confianza a nivel institucional.
¿Qué opinas sobre este tema? ¿Conoces otros consejos para seleccionar un proveedor de pagos B2B?
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