La mayoría de las empresas que inician en el comercio internacional, suele resolver de forma improvisada sus pagos internacionales, sin embargo, con el paso del tiempo, aquella solución improvisada termina convirtiéndose en un procedimiento oficial de la organización. El problema aparece más adelante, cuando el volumen de operaciones crece y dicho procedimiento empieza a mostrar sus límites en forma de demoras, errores de carga y comprobantes que el equipo contable no puede conciliar.
Una infraestructura de pagos es justo lo contrario a dicho proceso, ya que se trata de un sistema diseñado para sostener toda la operación, la cual no depende de la memoria de un solo empleado, ni se desordena cuando aumenta la cantidad de proveedores, monedas o destinos. A continuación, mencionamos las principales ventajas de contar con una infraestructura de pagos para empresas.
Escalabilidad sin rehacer el proceso
Una empresa paga a tres proveedores al mes, puede operar de forma manual y sin mayores dificultades. Sin embargo, cuando esta cifra aumenta a cincuenta o cien proveedores, el mismo método exige multiplicar las horas de trabajo del equipo financiero, ya que cada pago adicional consume prácticamente el mismo esfuerzo que el anterior: cargar los datos del beneficiario, verificarlos dichos datos con la factura, ejecutar la operación y archivar el comprobante correspondiente para el área contable.
Una infraestructura diseñada para grandes volúmenes de operaciones, permite procesar varios pagos en un solo lote y programar con antelación aquellos pagos que se repiten de forma mensual. Debido a esto, la empresa puede multiplicar la cantidad de operaciones sin incorporar personal adicional, ni verse obligada a migrar de plataforma cuando el negocio se expande hacia nuevos mercados.
Previsibilidad de costos y plazos
En una transferencia internacional tradicional, el dinero recorre una cadena de bancos intermediarios que la empresa no elige ni conoce, y cada uno de estos intermediarios puede descontar su propia comisión. El resultado es que, ni el emisor ni el receptor saben con exactitud cuánto dinero se descontará en comisiones, ni en qué fecha llegará el pago al destinatario.
Por otro lado, una infraestructura de pagos define esa ruta de antemano y muestra el costo total de la operación “antes” de ejecutarla, incluyendo la tasa de cambio aplicada. Por tal motivo, se recomienda revisar la arquitectura del proveedor, ya que de ella depende que el equipo de tesorería pueda proyectar el gasto mensual con cifras reales y no con estimaciones (que después no se cumplen). Este nivel de previsibilidad también permitirá comparar de forma objetiva varias propuestas comerciales, permitiendo utilizar el “costo real por operación” como referencia y no la tarifa publicada por el proveedor.
Continuidad más allá de las personas
En muchas organizaciones, el proceso de pagos depende de la persona que conoce las claves de acceso, los contactos, plazos habituales de cada destino y criterios que se aplican en cada caso particular. Si esa persona se ausenta, cambia de rol o deja la empresa, la operación se puede detener sin previo aviso y nadie más sabrá cómo retomarla.
Una infraestructura de pagos traslada ese conocimiento al sistema, mediante perfiles de acceso diferenciados, flujos de aprobación definidos según el monto y un registro consultable de cada operación ejecutada.
Integración con los sistemas de la empresa
Un proceso de pagos desconectado del área contable, tiende a generar trabajo duplicado dentro de la empresa, ya que primero alguien ejecuta la operación y después otra persona debe transcribir (de forma manual) dicha información en el sistema de gestión de la empresa, lo cual genera cierto margen de error manual y consume horas de trabajo adicionales durante el cierre contable de cada mes.
Las infraestructuras de pagos eficientes, permiten exportar el detalle de cada pago en formatos compatibles con el software que la empresa ya utiliza, permitiendo en algunos casos conectarse directamente con dicho sistema. Debido a esto, la automatización de pagos deja de ser únicamente una mejora de velocidad y se convierte en una reducción de horas de trabajo que el equipo administrativo dedica a la carga manual de datos, un costo silencioso que rara vez se contabiliza al momento de comparar comisiones entre proveedores.
Visibilidad del estado de cada pago
Cuando un proveedor pregunta por el estado de un pago, la respuesta debería tomar apenas unos segundos. En procesos improvisados, esto implica revisar correos, buscar capturas de pantalla, consultar al banco y esperar una confirmación que puede tardar varios días en llegar.
Las infraestructuras de pago eficientes, registran cada operación con su monto, fecha, destino e identificador correspondiente, de manera que el estado de cada pago se puede consultar en el sistema en cualquier momento. Ese nivel de visibilidad y control, reduce la fricción con las contrapartes y socios comerciales, además le permite al equipo financiero “responder” con datos verificables, en lugar de hacerlo con suposiciones. Con el paso del tiempo, esa capacidad de respuesta inmediata, fortalece las relaciones con cada uno de los proveedores y socios comerciales.
Alternativas de ruta ante cualquier imprevisto
Depender de un único canal para pagar al exterior, deja a la empresa expuesta a cualquier restricción, demora o cambio de política, sin ninguna alternativa inmediata a la cual recurrir mientras se resuelve el problema.
Contemplar varias rutas, monedas y redes de pago, le permite a la organización redirigir una operación cuando el canal habitual presenta inconvenientes. Esa flexibilidad suele ser la diferencia entre reprogramar un pago sin mayores consecuencias y perder un acuerdo comercial por no haber cumplido con la fecha de pago pactada.
¿Qué opinas sobre este tema? ¿Conoces otra ventaja de contar con una infraestructura de pagos para empresas?
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