En un entorno económico tan complejo como el venezolano, las empresas que operan con proveedores, clientes o socios en el exterior, enfrentan un desafío constante: mover dólares americanos de forma rápida, legal y con un elevado nivel de seguridad. Para resolver este problema, los servicios de pagos internacionales se han convertido en una herramienta indispensable para mantener la operatividad de dichas empresas venezolanas. Sin embargo, no todos los proveedores ofrecen las mismas condiciones de velocidad, costos, cumplimiento regulatorio o facilidad de uso. Es por este motivo que, a continuación, compartimos algunos consejos para elegir un proveedor para el servicio de pagos internacionales en dólares.
Hora límite para realizar pagos y días no laborales
Las transacciones internacionales en dólares se mueven entre bancos a través de sistemas que operan con horarios fijos. Por ejemplo, el servicio de transferencias de la Reserva Federal de EE.UU. cierra su jornada a las 7:00 p.m. hora del Este. Una orden recibida después de esa hora no saldrá ese mismo día, por muy rápido que sea el proveedor. Para una oficina localizada en Venezuela, el proceso puede complicarse en gran medida, ya que el país mantiene el mismo huso durante todo el año, mientras que la hora del Este se desplaza con el cambio estacional. Por eso conviene pedir al proveedor su propio horario límite interno, que siempre es anterior al del sistema, y confirmar su equivalente en hora venezolana. Un operador que publica sus horarios con claridad, permite saber si una orden dada a “media tarde” saldrá el mismo día o tendrá que esperar al día siguiente, algo que puede marcar la diferencia cuando el proveedor extranjero condiciona el despacho a la confirmación del abono.
Otro punto que hay que tomar en cuenta en este aspecto, es que muchos sistemas no operan los fines de semana o días festivos; por lo que durante dichos días no existirán transferencias, aunque la plataforma del proveedor acepte la orden y la deje en cola o espera. El problema es que ese calendario no coincide con el venezolano, ya que hay fechas laborables en Venezuela en las que el dinero no se mueve, y feriados locales en los que sí se podría haber realizado ese pago (de haberse ordenado antes). Un buen proveedor de pagos corporativos en dólares, publicará el calendario de días hábiles que aplica a cada moneda y avisará con antelación de cierres prolongados, lo cual permite que las empresas puedan planificar mejor sus actividades comerciales y pagos a lo largo del año.
Ruta hacia proveedores fuera de Estados Unidos
Todo pago en dólares —ya sea a un proveedor en China, Turquía o España— termina liquidándose en el sistema bancario estadounidense. La mayoría de los bancos del mundo no se conectan de forma directa a esta infraestructura, sino que lo hacen a través de un banco corresponsal en Estados Unidos. Esta arquitectura explica gran parte de lo que muchas empresas perciben como demoras inexplicables o montos que llegan incompletos, ya que cada intermediario adicional en la cadena, suma tiempo y puede descontar una comisión del dinero en tránsito. Debido a esto, se recomienda preguntar al proveedor cuántos pasos tiene la ruta de pago y si existe una alternativa cuando alguna de ellas falla.
Actualización de los datos del proveedor extranjero
Los proveedores suelen cambiar de banco, abrir cuentas en otros países o modificar la razón social con la que facturan. Cuando esto ocurre a mitad de una relación comercial, los datos registrados dejan de ser válidos y el siguiente pago puede ser rechazado o devuelto. Por eso, un indicador clave de un operador serio, es el nivel de rapidez con el que incorpora dichos cambios y la rigurosidad con la que los valida “antes” de procesar el envío.
Debido a esto, se recomienda preguntar al proveedor cuánto tiempo toma la actualización de un beneficiario, si es necesario repetir todo el proceso inicial y si el proveedor nos avisará cuando detecte una inconsistencia entre el nombre registrado y el titular de la cuenta (la causa más frecuente de devoluciones). Para una empresa venezolana, que suele disponer de menos alternativas para reenviar un pago, esta validación previa puede ahorrarles varias semanas de espera o inactividad comercial.
Estabilidad de condiciones conforme pasa el tiempo
Las condiciones que se ofrecen durante la negociación, no siempre son las que rigen varios meses después, ya que algunas tarifas iniciales funcionan como “incentivo de entrada” y se ajustan una vez que la empresa ya trasladó sus operaciones comerciales. Debido a eso, se recomienda preguntar al proveedor con qué frecuencia se revisan las tarifas, con cuánta antelación se notifica un cambio y si existe algún compromiso escrito sobre el plazo de vigencia. La misma pregunta también aplica al canal de atención, ya que no es raro que el acompañamiento cercano de las primeras semanas se diluya al cabo de unos meses. Un proveedor de pagos ideal responderá estas preguntas de manera directa y su nivel de transparencia dirá más sobre la relación futura que cualquier condición promocional. También es razonable pedir que la cotización inicial quede documentada, para poder contrastar con la misma cuando se produzca cualquier ajuste posterior.
Atención en los requerimientos del banco receptor
Durante un pago internacional, es habitual que algún banco de la cadena de pagos “detenga” una operación y solicite información adicional, como la factura que originó el pago o la descripción de la relación comercial entre las partes. Por ello, conviene aclarar de antemano, no tanto el contenido del requerimiento, sino quién lo atiende y en cuánto tiempo lo procesa. Por ejemplo, algunos operadores responden con la documentación que ya figura en el expediente del cliente y resuelven el intercambio sin involucrar al cliente. Otros proveedores, en cambio, trasladan la gestión al cliente para que lo gestione directamente con el banco que detuvo el pago (con el que no se tiene ninguna relación). La diferencia entre ambos escenarios suele medirse en varios días de operaciones detenidas, originando diferentes problemas (como una mercancía retenida). Debido a esto, es fundamental conocer cómo trabaja el proveedor y qué nivel de atención pone en los requerimientos del banco receptor.
¿Qué opinas sobre este tema? ¿Conoces otro aspecto que deba revisarse al momento de contratar un servicio de pagos internacionales en dólares?
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Imagen de Chase Chappell vía Unsplash.com bajo licencia de Creative Commons.