Las empresas que operan desde Caracas y compran en el exterior, evalúan a sus proveedores de pagos por sus tarifas, cuando en la práctica el día a día lo determinan otros aspectos. Siendo así, es importante consultar por el tiempo que toma la activación, la forma en que se registran los proveedores extranjeros, el seguimiento de cada operación y la respuesta ante un imprevisto, ya que son aspectos importantes dentro del trabajo administrativo. A continuación, destacamos los criterios a considerar previos a la contratación de un servicio de pagos B2B en dólares.
Evaluar el tiempo de activación del servicio
Las empresas venezolanas que requieren pagar a un proveedor en el exterior, rara vez disponen de mucho tiempo para esperar, ya que el pedido tiene una fecha, el proveedor exige el abono antes de despachar y cualquier demora en habilitar el servicio se traduce en una entrega que se retrasa, lo cual puede terminar afectando la relación comercial. Por ese motivo, el plazo de activación es uno de los primeros datos que conviene consultar, incluso antes de hablar de tarifas.
Debido a esto, es conveniente preguntar cuánto toma la activación y qué documentos se requieren para completarla. Un proveedor que explique el proceso con plazos concretos y los cumpla, permite planificar la primera compra con seguridad, mientras que uno que deja el plazo “abierto” obliga a la organización a mantener una vía alterna de pago mientras espera.
Revisar el registro de beneficiarios recurrentes
La mayoría de las empresas paga de forma repetida a un grupo reducido de proveedores, por lo que cargar los mismos datos bancarios en cada operación, consume mucho tiempo del equipo administrativo y puede generar errores manuales durante los pagos, lo cual puede obligar a la empresa a rehacer la operación y, en el peor de los casos, a esperar el reintegro del dinero.
Siendo así, es importante confirmar si la plataforma del proveedor permite guardar cada beneficiario y utilizarlo en operaciones futuras. Esta función reduce el margen de error, acorta el tiempo de carga y deja un registro ordenado de a quién se le paga y con qué datos. Además, cuando un beneficiario queda validado una sola vez, los pagos siguientes a ese proveedor avanzan sin repetir verificaciones. También se recomienda verificar si los datos guardados pueden corregirse sin perder el historial de operaciones asociado a ese proveedor.
Confirmar la trazabilidad de cada operación
Ordenar un pago y no saber en qué punto se encuentra, genera una fricción innecesaria con el proveedor extranjero, el cual muchas veces solicita una confirmación antes de liberar la mercancía. La incertidumbre recae entonces sobre el equipo administrativo, el cual termina respondiendo correos sin información válida que ofrecer.
Debido a esto, se recomienda verificar la infraestructura de pagos B2B que respalda el servicio, ya que esto puede marcar la diferencia entre responder al proveedor con un documento o con una promesa. Además, ese respaldo facilita la conciliación interna al cierre del mes, lo cual es muy útil para las empresas que realizan pagos B2B en dólares de forma frecuente.
Analizar el manejo de pagos múltiples
Pocas empresas pagan a un solo proveedor por vez. Lo habitual es cubrir varios compromisos en una misma jornada, sin embargo, hacerlo “operación por operación” multiplica el trabajo del área administrativa, que en la mayoría de las organizaciones venezolanas es un equipo bastante reducido. A ese esfuerzo se le suma el control posterior, ya que cada operación cargada por separado, debe revisarse también por separado.
En consecuencia, resulta útil preguntar si el servicio permite ordenar varios pagos en un mismo proceso y si se puede consultar su estado en una sola vista. Esta posibilidad ahorra varias horas de gestión cada mes y disminuye el riesgo de omitir un compromiso en medio del volumen, lo cual es muy valioso para una empresa que posee una cartera de proveedores en crecimiento.
Verificar los niveles de acceso del equipo
Cuando la plataforma ofrece un único acceso compartido, sí dicho acceso se pierde, la empresa queda sin un control básico sobre su propio flujo de salida. Además, significa que cualquier persona con la clave puede ordenar una salida de fondos y no queda rastro de quién realizó dicha operación.
Debido a esto, se recomienda revisar si el servicio permite crear usuarios con funciones distintas, de modo que una persona cargue la operación y otra la apruebe antes de ejecutarla. Este esquema protege a la empresa sin frenar las operaciones comerciales, dejando constancia de quién hizo cada cosa, lo cual resulta especialmente conveniente cuando varias personas participan en el proceso de compra. También podemos preguntar si estos permisos se modifican con rapidez cuando alguien cambia de función o deja la organización.
Conocer el procedimiento durante los pagos devueltos por errores
Un pago puede regresar por varios motivos: una cuenta cerrada, un nombre que no coincide con el del titular, un dato incompleto del banco de destino, etc. El problema principal de esta situación, no es la devolución en sí, sino la velocidad con la cual se puede solucionar dicho problema.
Un proveedor de pagos internacionales para empresas que notifique la devolución, explique el motivo y re-emita la operación corregida, resuelve este problema con rapidez y salvaguarda las relaciones comerciales, mientras que un proveedor que guarda silencio, agrava el problema, ya que la empresa se enterará del problema por boca de su propio cliente o proveedor, lo cual puede perjudicar las relaciones comerciales de la organización.
Experiencia en el mercado venezolano
Las empresas venezolanas enfrentan características y desafíos particulares que las diferencian significativamente de las de otros países de la región. Por esta razón, resulta fundamental que el proveedor de servicios de pagos B2B cuente con un sólido conocimiento del entorno empresarial venezolano, ya que solo así podrá diseñar e implementar soluciones realmente alineadas con las necesidades específicas de estas organizaciones.
¿Qué opinas sobre este tema? ¿Conoces otros criterios previos a la contratación de un servicio de pagos B2B?
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