Una empresa en Venezuela que realiza pagos a varios proveedores o socios comerciales en el extranjero, suele tener una serie de desafíos, ya que muchos proveedores exigen el abono por adelantado antes de enviar un producto, además de que muchos medios de pago tienen ciertas limitaciones operativas. Para resolver estos problemas y tener procesos de pago más eficientes, muchas empresas recurren a servicios de automatización de pagos. A continuación, mencionamos las principales ventajas de un servicio de automatización de pagos para empresas.
Puntualidad y cumplimiento en cada compromiso
Cuando un pago depende de que alguien “recuerde” hacerlo, la fecha pactada con el proveedor depende de la agenda de esa persona. Basta con tener una semana “ocupada” para que el abono salga tarde y se empiecen a crear fricciones en la relación comercial. Por lo general, los proveedores extranjeros no distinguen entre un olvido puntual y una dificultad de fondo, porque solo registran la fecha en que el dinero llegó.
Al programar la operación con antelación, la fecha de pago deja de depender de la memoria de una persona y pasa a responsabilidad del sistema de pagos, el cual puede cumplirlo de manera certera. Esto pesa más de lo que parece para una empresa venezolana, porque muchos proveedores extranjeros aplican condiciones más estrictas y solo las flexibilizan después de comprobar un comportamiento de pago consistente. Por ello, disponer de un proveedor de pagos automatizados permite realizar los pagos dentro de los plazos acordados, conocer con antelación cuando una orden programada está por ejecutarse y verificar la disponibilidad de fondos a tiempo.
Menor cantidad de errores durante los pagos
Transcribir a mano el número de cuenta, código del banco y el nombre del titular en cada operación, es el origen de muchos problemas relacionados a pagos que no llegan, ya que un solo carácter equivocado basta para que la transferencia sea devuelta. Es importante tener en cuenta que el riesgo se “multiplica” cuando la compañía paga cada mes a los mismos proveedores y repite dicha tarea de manera manual.
Respecto a un sistema de pagos automatizado, la diferencia está en que el beneficiario se carga en el sistema y se valida una sola vez, lo cual permite que las operaciones posteriores utilicen esos mismos datos sin volver a escribirlos. Debemos tener en cuenta que, uno de los principales problemas en pagos internacionales, es precisamente la devolución de un pago por errores en el destino, lo cual puede ocasionar que el dinero se tarde varias semanas en regresar y mientras tanto, la mercancía sigue detenida en el lugar de origen, comprometiendo las operaciones comerciales de la organización.
Capacidad de reaccionar ante una oportunidad
Los proveedores suelen lanzar ofertas por tiempo limitado, reponer lotes que estaban agotados o adelantar la salida de un flete. En cualquiera de estos casos, quien paga primero “asegura” la operación, por lo cual, la ventana de decisión se mide en horas, no en días. Con los datos ya registrados, la empresa puede ordenar el pago en cuestión de minutos, sin necesidad de reconstruir el proceso desde cero cada vez. Este nivel de agilidad y flexibilidad, se traduce en un mayor compromiso con el proveedor en el mismo momento de la conversación, y no al día siguiente: una ventaja especialmente valiosa para una compañía venezolana que compite por inventario frente a compradores de mercados mejor conectados.
Operación al margen del horario bancario local
La jornada administrativa en Venezuela no siempre transcurre completa, por lo que el horario bancario local deja una ventana estrecha para resolver una orden urgente. A ello se suma que el huso UTC-4 no coincide con el horario de atención de buena parte de los proveedores en Europa y Asia. Siendo así, los esquemas automatizados permiten dejar las operaciones preparadas y programadas cuando las condiciones lo permiten, de modo que se ejecuten en la fecha y hora prevista aunque ese día concreto la oficina tenga contratiempos o no esté disponible.
Esta independencia respecto de las condiciones del día, es una excelente opción en un entorno donde la continuidad no está garantizada, porque traslada el cumplimiento del pago desde la disponibilidad del equipo, hacia un calendario definido con anticipación. Sin embargo, es importante verificar hasta qué momento puede modificarse o cancelarse una orden ya programada, ya que este nivel de flexibilidad permitirá que la empresa pueda tomar las medidas del caso si ocurre un imprevisto.
Historial documentado ante un proveedor extranjero
Muchos proveedores internacionales piden garantías adicionales a causa del origen de la operación, y revertir esa percepción exige evidencias y no explicaciones. Cada garantía adicional suele encarecer la operación y alarga el cierre de cada compra. Siendo así, cada pago automatizado deja un registro con fecha, monto, beneficiario y comprobante, y ese conjunto de datos termina funcionando como una carta de presentación. Las compañías que llevan tiempo usando este esquema para pagar proveedores internacionales, suelen conseguir mejores condiciones comerciales (las cuales no obtendrían presentándose como clientes nuevos o sin un sistema de pagos que respalde sus operaciones). Construir dicho respaldo documental de forma ordenada, es uno de los activos comerciales más útiles que puede tener una empresa venezolana.
Tiempo administrativo devuelto al equipo
En la mayoría de las organizaciones de Venezuela, el área administrativa es reducida, y con frecuencia, la misma persona que concilia cuentas, es la que carga los pagos, responde al proveedor y elabora los reportes del mes. El resultado es una jornada consumida por cientos de tareas mecánicas que no exigen criterio alguno.
Al automatizar la parte repetitiva, esas horas de trabajo regresan a tareas o áreas que sí requieren cierto nivel de criterio, como negociar condiciones, revisar costos o anticipar necesidades de caja. La ventaja no consiste en reducir el equipo, sino en dejar de gastar su tiempo en transcribir datos (los cuales podrían ser usados por una herramienta automatizada sin equivocaciones). Para una empresa en crecimiento, esto significa poder atender más proveedores sin tener que ampliar la nómina administrativa al mismo tiempo.
¿Qué opinas sobre este tema? ¿Conoces otra ventaja sobre la automatización de pagos para empresas?
Si estás interesado en el servicio de automatización de pagos B2B, puedes contactarte con nosotros visitando el siguiente enlace.
Imagen de Avel Chuklanov vía unsplash.com bajo licencia de Creative Commons.